👩‍🦰 Comment fonctionne le rapprochement d'identité ?

Fonction réservée aux utilisateurs ayant à la fois ces 2 autorisations :
Administration des identités/annuaires (*)
et Gestion des mouvements patients (A.D.T)

Dans cette vidéo : menu rapprochement (à 1min15), aide (à 1min28).

Le rapprochement d'identité est requis pour des identités créées d'une manière "sommaire" ou "inconnue" lors de l'ajout d'une Demande.

Il permet de rechercher a posteriori s'il n'existe pas, pour cette personne, une identité déjà connue.

L'accès au panneau de rapprochement s'effectue depuis le tableau des dossiers.

Il n'est visible qu'aux utilisateurs ayant à la fois l'autorisation "Administration des identités/annuaires" (*) et l'autorisation "Gestion des mouvements patients (A.D.T)".

Les différentes étapes pour effectuer un rapprochement sont :

Recherche d'une identité

Il est parfois utile de saisir plus d'informations (code postal, ville, ...) pour restreindre la liste des résultats retournés.

Analyse des résultats retournés

Dans l'exemple ci-dessus, deux identités correspondent aux informations saisies (**).

En cliquant sur la ligne, des informations supplémentaires apparaissent : nombre de dossiers, de demandes, d'intervenants, d'entourages et de facteurs de risques. Autant d'éléments permettant de cibler l'identité à raccrocher.

Si l'identité n'est pas trouvée :

Si vous ne trouvez pas d'identité existante correspondant à la personne concernée, confirmez l'identité initialement créée comme "sommaire" ou "inconnue".

Si l'identité est trouvée :

Il y avait donc une identité déjà existante correspondant à la personne concernée. Un rapprochement est donc nécessaire.

A) Cas d'un rapprochement suite à une simple saisie de demande

Si après avoir créé une identité "sommaire" ou "inconnue", vous n'avez renseigné que le formulaire de demande, vous pouvez procéder directement au rapprochement. Pour cela :

Indiquez sur l'identité existante qu'elle est à conserver :

Puis cliquez sur le bouton Action pour effectuer le rapprochement :

Vous pouvez choisir de préserver certaines informations de l'identité qui va être écartée :

« Consentement » : Formulaire sur la collecte et le partage
« Coordonnées » : Coordonnées complètes du patient, soit adresse complète, numéros de téléphone, adresse mail

Suite au rapprochement, tous les dossiers sont rattachés à une seule identité, celle conservée.

B) Autres cas

Si après avoir créé une identité "sommaire" ou "inconnue", vous avez renseigné (en plus du formulaire de demande) d'autres données (journal, documents...), il est impératif de prendre connaissance de ce qui suit avant d'effectuer le rapprochement.

Ce que fait le rapprochement d'identité

La plupart des données saisies sur l'identité "sommaire" ou "inconnue" se retrouvent sur l'identité conservée : journaux, documents, planning et présences/absences, constantes, évaluation InterRAI et fiches (créées avec le Créateur de fiches).

A savoir :

ENTOURAGE et INTERVENANTS : Les membres de l'entourage et les intervenants de l'identité non retenue sont reportés sur l'identité conservée. Ainsi, si un membre de l'entourage (ou un intervenant) était présent sur les deux identités, il apparaitra alors en double suite au rapprochement d'identité. Il faudra alors en retirer un des deux.

FACTEURS DE RISQUE (dont PROBLEMES du PPS) : Les facteurs de risque mentionnés sur l'identité "sommaire" ou "inconnue" sont reportés sur l'identité conservée. Il faudra alors retirer les éventuels doublons.

Attention ! Certaines données saisies sur l'identité "sommaire" ou "inconnue" ne se retrouvent pas sur l'identité conservée :

IDENTITE : L'identité conservée garde ses informations d'identité d'origine (nom, prénom, date de naissance, sexe...), y compris ce qui concerne son statut ("Informée et ne s'oppose pas", etc.) pour "Information sur le partage des données".
DEMANDE : Le formulaire de demande saisi sur l'identité "sommaire" ou "inconnue" est reporté sur l'identité conservée.
TRAITEMENTS : Les traitements saisis sur l'identité "sommaire" ou "inconnue" ne sont pas reportés sur l'identité conservée. (La gestion de ce cas-là sera améliorée ultérieurement.)

Si les dossiers en doublon sont des demandes de coordination, si l'un d'entre eux ne doit pas être conservé, contactez support@globule.net en précisant lequel est à écarter.

(*) Cette autorisation ne peut être attribuée que par un Administrateur Ki-Lab. (Elle est d'ailleurs non visible de tout autre administrateur).

(**) La recherche s'effectue sur les identités ayant des dossiers dans la structure courante et, si la structure courante a un (ou des) cercle(s) d'identités, la recherche s'effectue aussi sur l'ensemble des structures ayant au moins un cercle d'identité commun avec la structure courante. Dans l'exemple, la recherche s"effectue sur le cercle d'identité "aq_47" (= "Aquitaine 47 Lot et Garonne").